Rok od Implementace referral platformy Firstbird v Deloitte

Deloitte v září oslaví rok od implementace referral programu Firstbird. Paní Janu Smolíkovou, HR project managerku, jsme už v minulosti vyzpovídali v souvislosti s vítězstvím Deloitte v kategorii Referral program roku 2021 letošního ročníku Recruitment Academy Awards. Také jsme na toto téma zveřejnili online case study, jak konkrétně Deloitte referral platformu Firstbird využívá, kde jsme přizvali také přímo spoluzakladatele a CCO zmiňované platformy Matthiase Wolfa.

Jano, o referral programu jsme si spolu již povídali. Mohla byste v krátkosti shrnout proč jste se v Deloitte rozhodli Employee referral program implementovat?

Referral program je dlouhou dobu naším nejcennějším zdrojem kandidátů. Před několika lety jsme přemýšleli, jak ho rozšířit, vylepšit, a především jak motivovat zaměstnance, aby byli v doporučování svých kamarádů a známých aktivnější.

A jelikož každoročně několik stovek nových kolegů, je pro nás důležitý i pohled potenciálního kandidáta. Proto jsme se zaměřili také na unifikaci procesu pro doporučování lidí, sdílení kontaktů a informací nebo ošetření právní stránky celého procesu. V neposlední řadě jsme také hledali ideální cestu, jak včas informovat o procesu člověka, který nám kandidáta doporučil.

Hlavním důvodem, proč jsme se rozhodli implementovat Firstbird, byla jeho digitální platforma a inovativní přistup k odměňování zaměstnanců zapojených do procesu doporučování nových kontaktů bez ohledu na to, zda náborový proces úspěšně dokončí.

TIP! Přečtěte si také náš článek, který detailněji představuje systém referral programů a zjistíte také, jak vám Datacruit s referral programy může pomoci.

Jak jste řešili doporučování zaměstnanců před tím, než jste se rozhodli jít do sofistikovaného řešení?

Původně jsme tento proces řešili klasickou manuální cestou. Zaměstnanci doporučili, zpravidla e-mailem, svého známého na HR oddělení, kontakt na něj se následně dostal k příslušnému recruiterovi. Pak začal standardní náborový proces – oslovení kandidáta, zjištění jeho zájmu o danou pozici, zajištění informace o zpracování osobních údajů atd. Pokud dotyčný prošel výběrovým řízením, přijal naši nabídku a zůstal u nás i po uplynutí zkušební doby, referujícímu jsme vyplatili finanční bonus v hodnotě několika desítek tisíc korun (v závislosti na konkrétní pozici).

Problémem byla klesající motivace jednotlivců zapojit se do referral programu v případech, kdy zaměstnanec někoho doporučil, kandidát byl skvělý, dostal od nás pracovní nabídku, ale v ten moment se přesto rozhodl nenastoupit. V takovém případě neměl referující nárok na žádnou odměnu.

S jakým očekáváním, z hlediska výsledků, jste do referral programu vstupovali?

Jak jsem již zmínila, referovaní kandidáti jsou pro nás velmi cenným náborovým zdrojem. Z našich dat vyplývá, že tito uchazeči se ve výběrovém řízení dostávají až do závěrečných kol. Pokud dostanou nabídku a nastoupí, jsou později v zaměstnání nadprůměrně hodnoceni a většinou se jedná o loajální zaměstnance, kteří zůstávají ve společnosti Deloitte v průměru déle.

Chtěli jsme proto ještě více posílit tento zdroj a zvýšit počet kandidátů, kteří se k nám budou hlásit. Naším hlavním cílem je nyní především realizovat více úspěšných náborů referovaných uchazečů. Za poslední rok jsme z celkového počtu uchazečů získali takových kandidátů 6,14 %.

Dalším cílem bylo podpořit všechny další aktivity, které vedou k doporučování lidí, jako je například sdílení pozic na sociálních sítích, zvyšování povědomí o společnosti Deloitte jako zaměstnavateli, o značce jako takové apod. Chtěli jsme podpořit kolegy, aby například svůj LinkedIn profil využívali i pro účely sdílení pracovních nabídek. Celkově jsme díky Firstbird získali 13 518 zobrazení konkrétních pracovních příležitostí. Velmi úspěšný byl i Facebook, kde jsme zaznamenali úspěch především díky sdílení studentských a absolventských pozic v různých univerzitních skupinách.


TIP: Inspirujte se našimi tipy, jak efektivně publikovat pracovní inzeráty na sociálních sítích.

Jste přesně rok od implementace. Jak silným zdrojem je pro vás referral program dnes z pohledu přijatých uchazečů?

Dle našich dat jsme za poslední rok (tj. přesně 12 měsíců s Firstbird a novými pravidly pro doporučování lidí) přijali bezmála 18 % nových kolegů pomocí referencí. A i přesto, že se jedná podle mého názoru o silný zdroj, v následujícím roce aspirujeme na hranici 30 %.

Důležitý pohled na relevanci zdrojů je i časové hledisko. V dlouhodobém horizontu se samozřejmě ukazuje, že úspěšnost jednotlivých zdrojů se v průběhu času mění. Skrze reference však získáváme velmi kvalitní kandidáty konstantně.

Předpokládám, že základem úspěšného programu je maximální zapojení současných zaměstnanců. Kolik se u vás do programu zapojilo interních kolegů a jakým způsobem je motivujete?

Aby jakýkoliv referral program mohl fungovat, je potřeba zapojit zaměstnance, kteří se tak stávají svého druhu ambasadory dané firmy. Vystupují za ni svým jménem, povídají si o ní se svými známými, a ti si tak mohou lépe představit, co taková práce obnáší a že by pro tuto společnost mohli třeba sami pracovat.

Aby ale toto fungovalo, musí zaměstnanci znát a chápat vizi společnost, předmět podnikání, firemní kulturu apod. A samozřejmě by měli znát i detaily ohledně výběrového řízení, benefitů a tak dále. Jedině tehdy mohou předat potenciálním kandidátům všechny potřebné informace.

Po roce od spuštění Firstbird se do referral programu zapojilo 843 interních lidí, tedy asi 70 % z celkového počtu zaměstnanců. Zároveň náš referral program funguje i pro alumni komunitu, na kterou se chceme v budoucnu ještě více zaměřit.

Motivace pro zapojení do referral programu je různá. Může to být například čistě snaha pomoct svým kamarádům, známým, rodině – to jsme během pandemie zažívali častěji než obvykle. Dále možnost ovlivnit složení týmu, ve kterém dotyčný sám pracuje nebo který řídí. A v neposlední řadě je to možnost získat „něco navíc“ – hmotné dárky s logem společnosti Deloitte či finanční odměnu za úspěšný nábor.

Pro nábor využíváte náborovou platformu Datacruit ATS, ktera je s Firstbird plně integrovaná. Jak ovlivnilo spuštění employee referral programu práci vašich recruiterů?

Poprvé v historii Deloitte máme specializovaný software pro referování kandidátů, kde je všechno přehledně na jednom místě. V první řadě to znamená, že jsou všichni referovaní kandidáti automaticky importovaní do náborové databáze, přičemž s nimi přichází i všechny informace podané od člověka, který je doporučil - tj. osobní doporučení, odkud se znají, přiložený životopis atd. Kandidáti se dostanou do databáze až v momentě, kdy sami dají přímý souhlas s účastí ve výběrovém řízení.

Veškerá další práce je vedena pouze z platformy Datacruit ATS a všechny potřebné informace pro referujícího jsou automaticky propisované zpět do Firstbird. Uživatel, který uchazeče doporučil, tedy v reálném čase vidí, jak se jeho kandidát posouvá ve výběrovém řízení, jak je hodnocen a zda byl přijat či nikoliv. Za celý proces zároveň získává body do svého účtu, které se v reálném čase načítají. V případě úspěšného náboru také vidí, kdy uplyne zkušební doba a jaká finanční odměna mu bude vyplacena. Velmi se tak zjednodušuje komunikace mezi recruiterem a referujícím zaměstnancem.

"V Deloitte žijeme technologiemi, postupně ovládají všechny oblasti našeho života a měly by nám usnadňovat práci. Když jsme vybírali strategického partnera pro dodávku nové náborové databáze, důležitým kritériem mimo uživatelskou přívětivost databáze byla technologická vyspělost, která odráží trendy v problematice náboru a reakční schopnost na změnové požadavky z naší strany. Spojení s Datacruit a Zdeňkem Bajerem byla skvělá volba."

 
Jaké další benefity vám employee referral program přináší, kromě přijatých kandidátů? (angažovanost zaměstnanců, gamifikace, úspora nákladů na nábor, employer brandig…)

Přínosem je také jednoznačně angažovanost zaměstnanců a jejich zapojení do programu. Jsme rádi, že je program baví. Aktivní uživatelé, kteří sami svým jménem sdílí pracovní nabídky a informace o společnosti Deloitte, posilují značku a pomáhají vytvářet pozitivní a věrohodný obrázek o práci u nás.

Konstantně se snažíme snižovat náklady na externí nábor, namísto toho investujeme do interního náboru nebo odměn vyplácených vlastním zaměstnancům. Díky Firstbird a jednoduchosti sdílení pozic se nám daří skrze referující zaměstnance efektivně zacílit na specifické skupiny.

Jaké jsou vaše ambice pro příští roky? Máte v plánu referral program dále rozvíjet?

Jak jsem již zmínila, aspirujeme na mnohem vyšší procento referovaných lidí z celkového počtu náborů. Proto musíme udržovat platformu živou, udržovat povědomí o jejím fungování a nabízet atraktivní odměny.

S tím souvisí i další oblast, a to fungování online obchodu s odměnami, který je umístěn přímo v aplikaci. Všichni uživatelé si mohou směnit své body, které získali za jednotlivé kroky v rámci procesu doporučování. A v tom je schované kouzlo gamifikace – je možné totiž vymýšlet různé soutěže, připravovat programy na míru pro jednotlivé týmy, pracovat s postupováním do různých levelů. Tomu bychom se chtěli do budoucna věnovat ještě více.

Aktuálně máme v nabídce tři základní druhy odměn: vouchery do naší kavárny v pražské kanceláři, body do BenefitPlus a unikátní dárkové předměty. Zvláště nabídku dárkových předmětů chceme pravidelně revidovat, aby byla stále atraktivní – nabídneme například limitované edice nebo tematické dárky k různým událostem.

Kdyby se někdo z čtenářů rozhodl implementovat employee referral program do své společnosti, jaké kroky byste jim doporučila a na co si mají dát pozor?

Prvně je potřeba zhodnotit dosavadní proces a sesbírat dostupná data o náboru, tedy zejména informace o úspěšnosti zdrojů a nákladech. Tak lze predikovat vývoj na pár let dopředu. Dále je potřeba stanovit si požadavky, jaké by měl referral program splňovat, a na základě toho definovat kritéria výběru dodavatele.

Důležité je také zmapovat trh, zvážit možnosti a vybrat nejvhodnější řešení podle rozsahu konkrétních požadavků. Potřeba je pamatovat také na financování a pracovat s návratností investice, abychom měli jistotu, že se změna vyplatí. Doporučuji také od začátku velmi podrobně nastavit pravidla užívání, ideálně ve spolupráci s právním oddělením. Je potřeba, aby referující dobře věděli, kdy mají a nemají nárok na vyplacení bonusu.

Pokud si vybereme sofistikované řešení a budeme chtít do programu zahrnout i jiné než finanční odměny, je potřeba myslet na daňovou a pracovně-právní legislativu České republiky. A v neposlední řadě doporučuji myslet komplexně na dopad změny – zavedení referral programu má většinou vliv na více týmů, kromě recruiterů například i na mzdové oddělení.

Spojení s Datacruit umožňuje integraci nejen s platformou Firstbird, ale také například s Bamboo HR, Feedyou nebo Job#1. Datacruit lze také napojit na pracovní portály, Outlook/Google kalendář, SMS bránu nebo na externí BI nástroje zákazníka (Power BI, Tableau,...). Pro více informací nás neváhejte kontaktovat prostřednictvím formuláře na našem webu, nebo pište na zdenek.bajer@datacruit.com.