CASE STUDY: Díky Datacruit ATS jsme sjednotili zdroje kandidátů do jednoho systému

Můžete v krátkosti představit společnost Dixons Carphone?

Původem jsme z Velké Británie, kde provozujeme retailové služby v oblasti prodeje elektroniky. Naše prodejny najdete kromě Anglie a Irska i v severských zemích, jako Norsko nebo Dánsko. Od roku 2007 máme centrum sdílených služeb v Brně, kde pracujeme na vývoji e-commerce platformy a v oblasti financí i v administrativě. Globálně máme 39 000 zaměstnanců, v Brně je nás 600. A od roku 2017 fungujeme jako CoE (Centre of Excellence).

Kolik členů nyní využívá ATS?

Přístup do ATS systému má náš recruitment tým, který nyní čítá 8 členů.

Jak jste řídili náborové procesy před tím, než jste začali používat Datacruit ATS?

Před přechodem na ATS systém jsme ve firmě ke správě náboru používali Excel.

Proč jste se rozhodli pro změnu?

Bylo nutné, abychom získali přehled o všech kandidátech na jednom místě. Kandidáti k nám přicházejí z různých zdrojů, např. referral emaily, externí inzerce, přímé vyhledávání, o čemž bylo těžké udržet přehled v tabulce v Excelu. Potřebovali jsme, aby se uchazeči ukládali na jednom místě a aby k nim měl každý přístup. Stejně tak bylo důležité, abychom začali lépe vytvářet reporty náborových procesů a vhodněji nastavovat KPIs pro recruitery.

V čem dalším vidíte výhodu ATS?

Bezpečnost. Databázi kandidátů pokládáme za mnohem bezpečnější než soubor v Excelu uložený na místě, kde by k němu mohli mít přístup zaměstnanci, kteří by ho mít neměli. Díky tomu, že je ATS samostatnou aplikací, do které mají přístup jen zaměstnanci s vytvořeným účtem, se o to už nemusíme bát.

Pomohlo vám ATS s implementací nařízení GDPR?

Ano, byla to obrovská pomoc. My jsme u nás ATS zavedli v roce 2016, kdy to ještě nebylo potřeba, ale od roku 2018, kdy nařízení GDPR vešlo v platnost nám velmi ulehčuje práci, že máme všechny souhlasy se zpracováním osobních údajů na jednom místě. Jednoduše můžeme sledovat, zda někomu souhlas končí nebo automaticky poslat souhlas podle vygenerovaného vzoru.

Proč jste se rozhodli pro Datacruit ATS a jaká kritéria jste sledovali při hledání nového recruitment řešení?

Hledali jsme ATS systém, který splní všechna naše kritéria a Datacruit ATS, v té době ještě Jobquick, všemu vyhověl. Našimi základními požadavky byla možnost propojení ATS s Outlookem, zasílání připomínek např. ke kontaktování kandidáta a trackování všech proběhlých aktivit – komunikace s uchazeči atd.

Co se týče více detailních kritérií, chtěli jsme např. propojení s našimi kariérními stránkami, kam bychom mohli přímo publikovat pracovní inzeráty, vyhledávání napříč všemi databázemi či pomocí Boolean search, možnost komunikace s hiring manažery, vytváření složek kandidátů libovolně podle dovedností a dalších aspektů, možnost vložit feedback od manažerů i HR a mnoho dalších. Datacruit nám pomohl systém přizpůsobit přímo naším potřebám.

Jak probíhala implementace řešení a seznámení se systémem?

Nejprve jsme definovali kritéria, která chceme, aby ATS v naší firmě splnilo. Další krok bylo vyplnění šablony od Datacruit, kam jsme doplnili konkrétní údaje uživatelů, strukturu pozicí a týmů, emailové šablony, definici náborového procesu, detaily k pozicím a kandidátům a další informace. Datacruit poté námi požadovaná kritéria a procesy převedl do systému, proběhly první konzultace, testování, nahrání zkušebních profilů a pozicí. Nato proběhla instalace softwaru na platformu k budoucím uživatelům ATS, po čemž mohlo následovat celodenní školení pro zaměstnance ohledně jeho využívání. Součástí naší spolupráce jsou i nadále pravidelné konzultace, kdykoliv je potřeba něco opravit nebo vylepšit.

Jaký pozitivní přínos sledujete?

Jako největší výhody vidíme přehlednost a uživatelskou přívětivost. Máme všechny kandidáty a pozice na jednom místě, všichni mají přístup k historii náborového procesu každého kandidáta. Velmi nám šetří čas posílání zpráv a emailů přímo z ATS. Do náborového procesu můžeme přímo zapojit hiring manažery a vytvářet přehledné reporty. Přehlednost procesů se zvýšila také díky nedávno přidané funkci Dashboard.

Jak vám Datacruit ATS pomáhá k dosažení vašich cílů?

Díky Datacruit ATS jsme efektivně nastavili cíle pro reporting a lépe dokážeme sledovat KPIs jednotlivých recruiterů. ATS nám poskytuje kvalitní zdroj kandidátů skrze databázi, kde evidujeme všechny uchazeče. Se systémem také pracujeme v rámci analýzy dat a mapování trhu práce.

Dokážete říct, kolik jste díky ATS ušetřili času?

Nepočítali jsme přesně, kolik času nám ATS ušetřilo, ale rozhodně můžeme říct, že úspora času díky přehlednosti kandidátů na jednom místě a možnosti posílat emaily kandidátům či hiring manažerům je opravdu obrovská.

Miroslava Ambrožová
HR & Operations Manager, Dixons Carphone

CASE STUDY: KDYŽ CHCETE MAXIMÁLNÍ BEZPEČNOST PRO DATA KANDIDÁTŮ (PDF)